Dziś o wykorzystaniu szablonów w celu automatyzacji zadań w kancelarii komorniczej. Korzystanie z szablonów to kluczowy element optymalizacji codziennej pracy. Komornik w trakcie prowadzonych postępowań egzekucyjnych sporządza dziennie dziesiątki, a nawet setki dokumentów, takich jak zawiadomienia, wezwania czy zajęcia.

Korzystanie z szablonów umożliwia szybkie wygenerowanie dokumentu o odpowiedniej treści, automatycznie uzupełniając takie dane sprawy jak:  numer sprawy, tytuł wykonawczy, dane komornika,  stron i uczestników postępowania, dane dotyczące majątku dłużnika i księgowych kwot. Raz przygotowany szablon z wprowadzonymi zmiennymi pozwala na automatyzację korespondencji, eliminując potrzebę ręcznego tworzenia każdego dokumentu od podstaw.

Programy Komornik SQL i Kancelaria Komornika, na których pracę opierają kancelarie komornicze, udostępniają szereg gotowych wzorów szablonów służących do generowania pism.

Obydwa programy posiadają szablony od lat funkcjonujące w programach: 

– w KSQL to szablony użytkownika oraz szablony wzorcowe, a  aplikacja umożliwia pracę z pismami w kontekście dwóch drzewek – drzewka użytkownika oraz drzewka wzorcowego

– w programie Kancelaria Komornika to szablony podpięte pod standardowe drzewko szablonów oraz szablony wzorcowe,  z którymi praca możliwa jest dopiero po przeniesieniu ich do drzewka użytkownika – rozwiązanie to sprawie niestety, że wiele kancelarii wykorzystuje szablony wzorcowe w mniejszym stopniu.

Warto zaznaczyć, że szablony wzorcowe oparte są są aktualizowane przez autorów programów o zmieniające się przepisy prawa oraz zgłaszane przez użytkowników nieprawidłowości. 

To na tych wzorcach powinna opierać się praca kancelarii, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i efektywnie wykorzystywać możliwości dostarczane przez program.

Jednocześnie kancelarie, w oparciu o istniejące w programach zmienne, mogą na własne potrzeby tworzyć własne szablony. Czasem zachodzi konieczność zawiadomienia wierzycieli w kilkudziesięciu sprawach o dokonanych czynnościach lub ustaleniach. Bywa , że wierzyciel w wielu sprawach oczekuje od komornika wezwania z tymi samymi kwotami. Warto wtedy utworzyć szablon do masowych czynności. Taki szablon potrafi zastąpić wiele godzin pracy.

Jeśli  potrzebujesz pomocy w tym zakresie pracownicy działu wsparcia technicznego firmy ELKA pomogą.